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一、前言

專案管理是為特定的計畫交付需求,確立可行的目標,滿足其目標之三要素:時間、成本、品質,以期獲得最佳效益,並合理完美完成一件符合人們需求的計畫之事務,因此如何做專案管理控制是完成專案最為核心的要素項目。

二、管理控制內涵

  1. 控制範疇(Scope Control):專案範疇是指為完成專案目標所必須做的所有工作內容,好的專案管理必須要能堅持有效的文件製作與管理,控制範疇是對造成專案範圍變更的因素加與管制影響,控制變更造成的後果,當變更產生時一定修改工作分解結構(WBS)、程序、流程、時程與預算,以便於監控專案執行結果,防止工作內容在未經授權情況下擅自變更,專案項目變更是不可避免的,但必須強制實施某些形式的變更控制管理,以確保專案符合規格及目標之需求。
  2. 控制介面(Interface Control):專案通常會涉及人員介面、組織介面及系統介面等三介面,如果專案複雜時會涉及更多工作模組(Modules),此時介面管理成為重要的問題,介面的相關事務及工作任務內容是具有關鍵性的地位,建立介面事項及任務清單提供給執行專案人員,使能掌握各相關介面及其發生的時間,並適時將介面分析與風險分析合併一起實施。目前專業研究及經驗顯示,許多專案執行的優劣與其是否能有效管理介面有密切關係,因此許多專案管理問題的產生都源於自介面處理與控制不當。
  3. 專案交付控制(Project Deliverable Control):專案計劃與控制的目的在於專案執行結果符合專案目標需求,然而在整個專案執行過程中往往會有變更需求而必須配合,例如專案文件、技術手冊、教育訓練計畫及手冊、維修計畫及手冊、技術支援、備品零件等等,這些事項都需要有效的管理,因此所有的計劃與控制,就要以專案目標的交付物為主要考量,據此設計專案控制計劃與執行其他附屬系統。
  4. 時程及預算控制(Scheduleand Budget Control):專案所有的時程及預算應依據下列各項因素a.工作分解結構(WBS)中各工作包(Work Package)及活動項目(Activity List)、b.組織結構、c.資源類別(Resource Type),來做計劃及規劃控制,判斷專案目前進度狀況,對造成進度變化的因素加與控制影響,無論是使用何種時程控制程式或是何種網路分析技術(例如:CPM,PERT),都必須能夠掌握隨時之目前進度、預估剩餘未執行的預算成本、預判任一特殊工作是否能夠如期完成並對整個專案時程及成本之影響程度。
  5. 控制成本(Cost Control):當專案執行過程中必須要適時控制任何一項成本的發生,經常保持對成本的敏感度是專案人員必備基本要件,成本控制包含所有成本的有效管理,例如:成本預估、成本會計、專案現金流與公司現金流、直接人工成本及管理間接成本、其他成本如獎勵金、罰款、利潤分攤等。總之成本控制最重要是衡量實際支出與預算之差異,了解其差異因素為何?掌握其差異性及差異數(Variance),無論正負變異差數都必須做其差異分析,雖然有些變異數是可接受的,但亦需要分析是否超出預先估算範圍並採取修正對策解決。對造成費用基準變更因素施加控制並確保變更請求獲得核准,監督費用的績效找出費用與預估成本之偏差,防止錯誤的變更及不恰當或未核准之變更被納入費用資源中,造成專案後期產生無法接受的巨大專案資金不足風險。
  6. 專案控制文件(Documentation Control):專案管理執行時必須派專人來負責文件的管理,一個好的專案文件管理系統,能夠保證所有的專案活動會有更有效的品質,並正確適當的給予上下管理層面及橫向組織間溝通的現況資訊,提供適時正確的技術及財務成本資訊給有關部門,依據公司政策及程序將專案報告流程及文件處理程序標準化,紀錄作業需求標準,按規定呈核後並更新文件後,給予相關專案單位及人員,保存專案任一工作說明事務調整或增修文件。各相關專案單位之間的專案文件管理系統,控制方法,作業流程都需要規劃納入專案文件控制系統,專案執行過程中要掌握所有專案相關的文件,例如:合約、專案計畫、審查報告、會議記錄、技術文件、財務報表等等,都要存於文件控制中心。
  7. 專案風險控制(Project  Risk  Control):在專案生命期間實施專案管理計畫包含風險對應措施時,應持續對專案工作進行監督稽核,以求辨識新的風險及變化風險的產生,監控風險執行風險回應計畫及評估其有效性。風險控制是依據風險管理計畫、風險登記冊、核准的變更請求單、專案工作績效資訊等項次,來做風險評估及風險審查,並做技術績效衡量及成本預算控制需求評析,對先前未預期的風險或影響比預期更大的風險,需要執行風險回應規劃以控制專案風險。

三、結語

公司日常運作與專案運作在本質上是有差異性,專案目標是實現某一特定目標,當目標達成後專案就結束,公司持續進行的運作的目標一般是持續不斷運作,為的是公司持續經營公司,專案的本質是與公司日常運作大不同的,專案是在公司內部的組織中某些層級上進行運作,人員不定數,執行時間可能幾星期就結束也可能數年才結束,因此專案的管理控制與公司的管理控制其本質上與方法上是差異極大,專案需要規劃、執行及控制,利用公司既有的資源,為特定目標而交付特定成果的任務,專案管理並沒有便捷快速的辦法,而是需要運用專案管理知識、技能及過程,在不同的時間程序目標,去規劃出合適的專案計畫,按部就班去執行,並依照專案控制內涵去管理專案,才能達成專案理想的成果。